Excel

Pivot-Tabellen-Bericht erstellen

Excel 2010

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[Version für Excel 2003]

[Version für Excel 2007]

Wir haben in Excel eine Tabelle etwa der folgenden Art erstellt, in der wir die ver­schiedenen Ausgaben während einer Urlaubsreise erfasst haben:

Bild 1: Liste mit Ausgaben während einer Reise
Bild 1: Liste mit Ausgaben während einer Reise

 

Pivot-Tabellen-Bericht erstellen

Um nun eine Zusammen­fassung der Daten zu erhalten, erstellen wir einen sogenannten Pivot-Tabellen-Bericht.

Hierzu wählen wir zunächst eine beliebige Zelle in unserer Urlaubs­ausgaben-Tabelle aus. Dann wählen wir im Menü Einfügen und dort im Symbol­bereich Tabellen die Symbol­schalt­fläche PivotTable. Im nun folgenden Formular des Assistenten prüfen wir, ob der vor­geschlagene Bereich (z.B. Tabelle1!$A$1:$E$12) die Daten enthält, die wir zusammenfassen wollen, d.h. ob dieser Bereich genau unsere Urlaubs­ausgaben-Tabelle enthält. Dann legen wir Neues Arbeitsblatt als Ziel für den Bericht fest und klicken auf OK.

Es erscheint nun ein neues Tabellen­blatt. In dessen rechtem Bereich erscheint der Aufgaben­bereich PivotTable-Feldliste. Dort markieren wir die Kontroll­kästchen Kategorie, Unter­kategorie und Betrag. Während­dessen erscheint im Tabellen­blatt der zugehörige Pivot-Tabellen-Bericht (Bild 2). Wichtig ist, dass im Aufgaben­bereich PivotTable-Feldliste unten die Felder wie in Bild 2 gezeigt angeordnet sind. Ansonsten ziehen wir diese mit der Maus an die richtige Stelle.

Pivot-Tabellen-Bericht Feldliste
Bild 2: Pivot-Tabellen-Bericht und zugehörige Feldliste

Pivot-Tabellen-Bericht anpassen

Die Darstellung der Summen der Beträge mit zwei Stellen hinter dem Komma erreichen wir, indem wir im Pivot-Tabellen-Bericht auf die Zelle Summe von Betrag doppel­klicken. In dem erscheinenden Formular gibt es unten links eine Schaltfläche für die Einstellung des Zahlen­formates.

Wir können auch die Überschrift Summe von Betrag ändern, z.B. in Summe der Ausgaben.

Pivot-Tabellen-Bericht aktualisieren

Wenn wir in unseren Ausgangs­daten Einträge ändern, löschen oder hinzufügen, müssen wir die Pivot-Tabelle anschließend aktualisieren. Dies geschieht nicht automatisch, im Gegensatz etwa zu Zellbezügen in Excel, die sich automatisch aktualisieren.

Wir aktualisieren die Pivot-Tabelle, indem wir zunächst irgendein Feld in der Pivot-Tabelle markieren.

Ganz oben in Excel, noch über der Menü-Leiste, erscheint nun noch ein Feld PivotTable-Tools. Nach Klicken auf dieses Feld erscheint eine Symbolleiste Optionen, die im Symbol­bereich Daten die Symbol­schalt­fläche Aktualisieren enthält. Durch Klicken auf diese Symbol­schalt­fläche wird der Pivot-Tabellen-Bericht aktualisiert.

Datenbereich erweitern

Wir ergänzen unsere Urlaubs­ausgaben-Tabelle um eine weitere Zeile. Dies wirkt sich zunächst nicht auf den Pivot-Tabellen-Bericht aus, auch nicht wenn wir auf Aktualisieren klicken.

Der Grund dafür ist, dass als Datenquelle für den Pivot-Tabellen-Bericht immer noch der ursprüng­liche Bereich gilt. Wir müssen daher die Datenquelle anpassen.

Dies geschieht, indem wir wie eben beschrieben die PivotTable-Tools aufrufen und im Symbol­bereich Daten die Symbol­schalt­fläche Datenquelle ändern anklicken. Anschließend können wir entweder durch Eingabe in dem Text­eingabe­feld oder durch Markieren mit der Maus den Datenbereich erweitern.

 

 

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