Excel

Auswahllisten zur Dateneingabe

Excel 2003

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[Version für Excel 2007]

Wir haben in Excel eine Tabelle etwa der folgenden Art erstellt, in der wir die ver­schiedenen Ausgaben während einer Urlaubsreise erfasst haben:

DatumKategorieUnter­kategorieBemerkungBetrag
23.07.2007ReiseFlugAnzahlung300,00
28.07.2007UnterkunftHotel 822,50
01.08.2007ReiseFlugRest788,90
07.08.2007ReiseTaxi 12,00
07.08.2007ReiseBus  28,00
07.08.2007EssenRestaurantSole Mio58,60
08.08.2007EssenRestaurantMiramar44,00
09.08.2007SonstigesUnternehmungBootsfahrt46,00
10.08.2007EssenEinkauf 45,80
12.08.2007EssenRestaurant 50,00
12.08.2007EssenEinkauf 12,00

 

Als Kategorien sollen nur Reise, Unterkunft, Essen und Sonstiges zulässig sein, weil wir später eine Pivot-Tabelle erstellen möchten, in der die Daten nach diesen Kategorien zusammen­gefasst werden.

Als Unter­kategorien sollen bei Reise nur Flug, Bus und Taxi zulässig sein, bei Unterkunft nur Hotel und Pension, bei Essen nur Restaurant und Einkauf, und bei Sonstiges zunächst nur Unternehmung.

Wir bezeichen diese Einteilung als Kontenrahmen.

Kontenrahmen erstellen

In einem neuen Tabellen­blatt erstellen wir den Kontenrahmen in folgender Weise:

ReiseUnterkunftEssenSonstiges
FlugHotelRestaurantUnternehmung
Bahn, BusPensionEinkauf 
Taxi   

Namen vergeben

Für die ver­schiedenen Bereiche des Konten­rahmens, die später die Daten für unsere Auswahl­listen enthalten, definieren wir nun Namen. Als erstes markieren wir die fett­gedruckten vier Zellen in der ersten Zeile unseres Konten­rahmens und geben diesem Bereich den Namen Kategorie. Dies geschieht, indem wir im Menü Einfügen | Namen | Definieren... wählen und im folgenden Formular den Namen Kategorie eintragen. Nach dem Bestätigen mit OK können wir den Bereich dieser ersten vier Zellen nun unter dem Namen Kategorie ansprechen.

Nach derselben Vorgehens­weise vergeben wir für die Bereiche, die sich unter den fett­gedruckten Kategorien befinden (ruhig mit ein paar Leerzellen Reserve), die Namen Reise, Unterkunft, Essen und Sonstiges. Hier ist es wichtig, dass die Namen genauso lauten wie die Kategorien.

Auswahllisten erstellen

Auswahlliste für Haupt­kategorie

Wir gehen nun in das Tabellen­blatt, in dem wir die Ausgaben während unserer Reise erfasst haben. Dort markieren wir die zweite Spalte, indem wir auf den Spaltenkopf B klicken. Anschließend wählen wir im Menü Daten | Gültigkeit | Ein­stellungen und wählen unter Zulassen: den Eintrag Liste. Darunter unter Quelle: geben wir nun den Bereich ein, der die Liste der zulässigen Werte enthält. In diesem Fall ist dies der Bereich mit dem Namen Kategorie, wir geben daher =Kategorie ein (Gleichheits­zeichen nicht vergessen). Mit OK bestätigen.

Wenn wir nun eine Zelle in der zweiten Spalte unserer Tabelle anklicken, haben wir dort nur noch die Möglichkeit, die in der Auswahlliste erscheinenden Werte einzugeben. Die Eingabe anderer Werte ist nicht möglich. Bereits vorhandene Werte werden nicht berührt.

 

Auswahl­listen für Unter­kategorien

Etwas schwieriger ist das Erstellen der Auswahl­listen für die Unter­kategorien. Denn welche Auswahlliste erscheint, soll ja abhängig vom links daneben befindlichen Eintrag in der Haupt­kategorie sein. Wir lösen dieses Problem, indem wir zunächst Zelle C2 markieren, dann im Menü Daten | Gültigkeit | Ein­stellungen wählen, unter Zulassen: den Eintrag Liste wählen und nun unter Quelle: eingeben: =indirekt(B2). Achten Sie darauf, dass der Bezug B2 ein relativer Bezug ist (ohne $-Zeichen, also nicht $B$1).

Die Funktion indirekt bewirkt, dass sich dieser Verweis nicht auf die Zelle B2 bezieht, sondern auf den Inhalt der Zelle B2. Steht also in Zelle B2 Reise, so ergibt sich der Verweis =Reise, also ein Verweis auf den Bereich, dem wir den Namen Reise gegeben haben. Steht in Zelle B2 Essen, so ergibt sich ein Verweis auf den Bereich mit dem Namen Essen.

Dies führt dazu, dass nun in unserer Tabelle in Zelle C2 nur noch die Eingabe einer zur jeweiligen Haupt­kategorie passenden Unter­kategorie möglich ist.

Zum Schluss kopieren wir Zelle C2 in alle darunter­liegenden Zellen (z.B. mit dem Ausfüll­kästchen). Nun hat auch Zelle C3 eine ent­sprechende Auswahlliste, die sich nun aber auf die Haupt­kategorie in der daneben­liegenden Zelle B3 bezieht usw.

Auswahllisten ändern

Die Auswahl­listen ändern sich automatisch, wenn wir in den Bereichen, denen wir Namen gegeben haben, Einträge ändern. Sind in diesen Bereichen leere Zellen vorhanden, tragen wir dort einfach etwas ein. Sind keine leeren Zellen vorhanden, vergrößern wir den Bereich, indem wir im Menü Einfügen | Namen | Definieren... wählen, dann den Namen des gewünschten Bereichs wählen und im Feld Bezieht sich auf: den vergrößerten Bereich eintragen (Achtung: Beim Bearbeiten dieses Feldes nicht die Pfeiltasten der Tastatur verwenden).

 

Weiter mit: [Pivot-Tabelle]   oder  up

 

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